Política de Privacidad

En EscuelasOnline respetamos la privacidad de las instituciones, estudiantes, acudientes, docentes, administradores y demás usuarios. Esta Política de Privacidad describe las reglas generales para la recolección, uso, almacenamiento, circulación, consulta, actualización y supresión de datos personales dentro de la plataforma.

Esta política se interpreta de conformidad con la legislación colombiana aplicable, especialmente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que los modifiquen o complementen.

1. Identidad y roles en el tratamiento

EscuelasOnline fue desarrollada por Junior Zabala, desarrollador independiente. En la prestación del servicio, las instituciones educativas suelen actuar como responsables de los datos que registran en la plataforma, mientras que el proveedor tecnológico actúa como encargado del tratamiento para alojar, procesar y proteger esa información según las instrucciones de la institución.

Cuando el usuario se comunica directamente con el soporte de la plataforma, solicita información comercial, crea una cuenta o usa canales públicos, el proveedor podrá actuar como responsable de los datos necesarios para atender dicha solicitud.

2. Datos personales que pueden tratarse

2.1 Datos de instituciones

• Nombre, identificación tributaria, dirección, teléfono, correo, ubicación, datos de contacto y configuración institucional.

2.2 Datos de usuarios administrativos, docentes y personal

• Nombres, apellidos, documento, correo, teléfono, cargo, rol, permisos, credenciales cifradas y registros de actividad.

2.3 Datos de estudiantes, acudientes y familias

• Datos de identificación, contacto, información académica, asistencia, reportes, observaciones, documentos, pagos y relación con acudientes.

2.4 Datos tecnicos y de uso

• Dirección IP, navegador, dispositivo, fecha y hora de acceso, eventos de seguridad, sesiones, preferencias y trazabilidad operativa necesaria para el funcionamiento de la plataforma.

3. Finalidades del tratamiento

• Crear, administrar y autenticar cuentas de usuario.
• Prestar funcionalidades académicas, administrativas, documentales, financieras y de comunicación institucional.
• Generar boletines, certificados, reportes, facturas, estados de cuenta y documentos solicitados por la institucion.
• Gestionar soporte, actualizaciones, seguridad, auditoría, prevención de fraude y continuidad del servicio.
• Enviar avisos operativos relacionados con cuentas, pagos, vencimientos, cambios del servicio o seguridad.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias o requerimientos de autoridad competente.
• Realizar análisis internos agregados para mejorar estabilidad, rendimiento, experiencia de usuario y calidad del servicio.

No vendemos datos personales. El uso de información para fines distintos a los descritos requerirá autorización cuando la ley lo exija.

4. Datos sensibles y datos de menores

La plataforma puede alojar información relacionada con menores de edad y, en ciertos casos, datos sensibles como información de salud, condiciones médicas, EPS, tipo de sangre, alergias u observaciones institucionales. Estos datos deben ser registrados por la institución solo cuando exista una finalidad legítima, autorización aplicable y necesidad proporcional.

El acceso a este tipo de datos debe limitarse a usuarios autorizados por la institución. La plataforma implementa controles de roles y permisos para apoyar esa restricción.

5. Encargados, proveedores e integraciones

Para prestar el servicio se pueden usar proveedores de infraestructura, correo electrónico, mensajería, pasarelas de pago, almacenamiento, analítica técnica o soporte. Estos terceros solo deben tratar la información necesaria para cumplir la función contratada y bajo medidas razonables de seguridad.

Cuando una institución active integraciones externas, será responsable de verificar que dichas herramientas sean compatibles con sus obligaciones de protección de datos.

6. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales pueden ejercer, según corresponda, los derechos de conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización, ser informados sobre el uso de sus datos, presentar quejas ante la autoridad competente, revocar la autorización y solicitar la supresión cuando no exista deber legal o contractual de conservar la información.

Cuando los datos hayan sido registrados por una institución educativa, la solicitud podrá ser remitida a dicha institución por ser responsable directa de la información. El soporte de la plataforma colaborará técnicamente cuando sea necesario.

7. Medidas de seguridad

La plataforma adopta medidas técnicas, administrativas y organizacionales orientadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Estas medidas pueden incluir control de acceso por roles, contraseñas cifradas, registro de actividad, gestión de sesiones, copias de respaldo, validaciones de seguridad y restricciones operativas.

Ningún sistema es completamente inmune a incidentes. Si se identifica un evento que pueda comprometer datos personales, se gestionará conforme a la ley aplicable y se informará a las partes pertinentes cuando corresponda.

8. Conservación de la información

Los datos se conservarán mientras sean necesarios para prestar el servicio, cumplir obligaciones contractuales, atender requerimientos legales, resolver disputas, mantener registros contables o proteger la seguridad de la plataforma. La eliminación o exportación de datos institucionales podrá solicitarse conforme a las condiciones comerciales y técnicas aplicables.

9. Cookies y tecnologias similares

La plataforma puede usar cookies o tecnologías similares para iniciar sesión, mantener la seguridad, recordar preferencias y mejorar la experiencia. El usuario puede configurar su navegador para bloquear cookies, aunque algunas funciones podrían dejar de operar correctamente.

10. Cambios a esta politica

Esta Política de Privacidad puede actualizarse por cambios legales, técnicos, operativos o de negocio. La versión vigente estará disponible en esta página y, cuando el cambio sea relevante, podrá comunicarse mediante aviso en la plataforma o canales de contacto registrados.

11. Contacto

Para consultas, quejas, reclamos o solicitudes sobre datos personales, puede usar los canales configurados globalmente para la plataforma: